La conservation des documents d’entreprise n’est pas un choix mais bel et bien une obligation légale, provoquant bien souvent un phénomène de sur-archivage.
Une prudence excessive conduisant au sur-archivage
Le nombre d’informations croissant au sein des entreprises n’y change rien : les dirigeants sur-archivent et cette tendance n’est pas prête de s’inverser. C’est du moins le constat que font régulièrement les archivistes de la société Arcalys archivage lors des audits qu’ils mènent auprès de leurs clients. Voir l’article : Le sur-archivage, un risque à ne pas sous-estimer !
Si l’archivage répond d’abord à un besoin de satisfaire les exigences de la législation, les décideurs ont du mal à passer à l’acte à l’heure de détruire les documents à l’issue de leur durée de conservation légale. En décidant de garder un document devenu inutile mais « qui pourrait servir un jour », les dirigeants encombrent leur espace de stockage et de fait leur espace de travail. Cela représente un vrai problème dans les zones géographiques où le prix des bureaux au mètre carré est élevé.
Les décideurs peuvent dans certains cas sur-archiver car ils ne savent pas si la durée de conservation légale est de 2, 5, 10 ans ou plus. Bien souvent, le but est de conserver le document pour faire face à une éventuelle situation compliquée où il pourrait révéler son utilité. En effet, il n’est pas rare que des litiges judiciaires apparaissent des années après la signature d’un contrat. Si un document de ce type peut également être utile dans le cas d’un audit de l’administration, il ne sera jamais demandé une fois sa date légale de conservation dépassée. Pire, un ancien document compromettant peut ressurgir et mettre l’entreprise en difficulté alors qu’il aurait pu être détruit.
Les chiffres clés du sur-archivage
Si le sur-archivage n’est pas un problème exclusivement français, il est particulièrement répandu dans l’hexagone. Quand une entreprise sur 3 au niveau européen conserve tous ses documents relatifs au personnel et ses données financières même après la durée légale, ce rapport passe à 1 sur 2 sur le territoire français. Cela place les entreprises françaises loin devant leurs homologues britanniques (30 %), néerlandaises (28 %) et espagnoles (22 %).
Une étude menée par Iron Mountain, entreprise d’archivage, démontre que le sur-archivage touche de façon très hétérogène les différents secteurs d’activité. Les mauvais élèves sont les entreprises du secteur de l’ingénierie et de la fabrication (sur-archivage dans 45 % des cas). Viennent ensuite les entreprises de la finance (39 %), des produits pharmaceutiques (33 %) et des services juridiques (30 %). Certaines d’entres elles ont davantage tendance à faire appel à un tiers-archiveur comme les services juridiques et financiers (respectivement 28 et 27 %).
Ces pratiques très variables sont en parties imputables aux directives européennes complexes et évoluant régulièrement.
Et le non archivage ? Ça donne ça !
